Für unseren Kunden in Frankfurt am Main suchen wir einen Empfangs- und Verwaltungsmitarbeiter (m/w/d) in Teilzeit (30 Std./Woche)
Arbeitszeiten:
montags bis freitags
in der Zeit von 08.00 bis 14.00 Uhr
Das erwartet Sie an Ihrem zukünftigen Arbeitsplatz:
- Abwechslungsreiche Tätigkeiten in modern eingerichteten Büros
- Persönlicher Kontakt zu Besuchern und Mitarbeitern vor Ort
- Eigenverantwortliche Erledigung Ihrer täglichen Aufgaben
- ÖPNV in unmittelbarer Nähe
- je nach Einsatzort gibt es auch kostenlose Parkplätze
- Das bieten wir Ihnen bei ESD:
- Langfristige Festanstellung – unbefristeter Anstellungsvertrag
- festes Monatsgehalt
- Betriebliche Altersvorsorge nach der Probezeit möglich
- Mitarbeiterrabatte auf Produkte und Dienstleistungen namhafter Anbieter
- keine Nacht- und Wochenenddienste
- umfassende Einarbeitung
- abwechslungsreicher Arbeitsalltag
- Weiterbildung/Schulungen intern sowie extern
- Direkter Kontakt zur Teamleitung
Ihre Aufgaben:
- Freundliche Interaktion mit Besuchern und EIOPA Mitarbeitern auf Englisch und Deutsch
- Begrüßung und Identifikationskontrolle der Besucher
- Verwaltung von Teilnehmerlisten (z. B. Vorbereitung, Druck, Austeilen in Besprechungsräumen, Einsammeln, Scannen und Archivieren von Listen)
- Erfassung nicht vorangemeldeter Besucher im Besuchermanagementsystem
- Zuteilung von Parkplätzen an Besucher
- Erstellen, Ausgeben und Einsammeln von Besucherausweisen
- Erstellen, Druck, Schneiden von Namensschildern, Tischkarten und anderen Materialien für Besprechungen und Veranstaltungen
- Begleitung der Besucher zu den entsprechenden Tagungsräumen und – bei Bedarf – innerhalb der Räumlichkeiten der EIOPA
- Praktische Unterstützung der Besucher und Mitarbeiter (z. B. Bereitstellung von Informationen zu öffentlichen Verkehrsmitteln, Bestellung von Taxis, Ausgabe von Schreibwaren usw.)
- Unterstützung der Besucher bei der Nutzung von technischen Einrichtungen (z.B. grundlegende Anweisungen zu WLAN-Zugang, Videokonferenzsystemen, Projektoren usw.)
- Unterstützung von Besuchern in Notsituationen (z. B. bei Unfall, Krankheit, usw.)
- Unterstützende Catering-Tätigkeiten, u.a. Vorbereiten des Kaffee-Buffets, Nachfüllen von Erfrischungsgetränken für die Gäste
- Sicherstellen, dass sich der Empfangsbereich und die Tagungsräume jederzeit in einem repräsentativen Zustand befinden (Beseitigung von Geschirr, kleinere Reinigungsarbeiten)
- Sonstige unterstützende Tätigkeiten im Bereich des allgemeinen Empfangs- und Besuchermanagements.
- Ihr Profil:
- Abgeschlossene Berufsausbildung im bürokaufmännischem Umfeld, Gastgewerbe oder einem ähnlichen Dienstleistungsbereich bzw. abgeschlossenes Bachelor-Studium; oder
- Mindestens 3 Jahre Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position (z.B. Premium-Empfangsdienste, Büromanagement, Sekretariat, persönliche Assistenz)
- Konversationssichere Sprachkenntnisse in Wort und Schrift in Englisch und Deutsch (entsprechend dem Niveau B2 des Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmens für Sprachen)
- Gute Kenntnisse gängiger EDV-Anwendungen, insbesondere Outlook, Word, Excel und PowerPoint (Erfahrung mit SharePoint sind von Vorteil)
- Strukturierte und selbstständige Arbeitsweise
- Ausgeprägte Kunden- und Serviceorientierung
- Gute Kommunikationsfähigkeit
- Körperliche Befähigung leichte praktische Arbeiten auszuführen (z.B. Sortierung/Transport von Bürobedarf, Aufräumen von Konferenzräumen, Catering-bezogene Handreichungen usw.)
- Gepflegtes äußeres Erscheinungsbild
- Aktuelles polizeiliches Führungszeugnis.
