Empfangs- und Verwaltungsmitarbeiter (m/w/d) in Teilzeit

• Das bieten wir Ihnen bei ESD:
• Langfristige Festanstellung – unbefristeter Anstellungsvertrag
• festes Monatsgehalt
• Betriebliche Altersvorsorge nach der Probezeit möglich
• Mitarbeiterrabatte auf Produkte und Dienstleistungen namhafter Anbieter
• keine Nacht- und Wochenenddienste
• umfassende Einarbeitung
• abwechslungsreicher Arbeitsalltag
• Weiterbildung/Schulungen intern sowie extern
• Direkter Kontakt zur Teamleitung
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Ihre Aufgaben:

• Freundliche Interaktion mit Besuchern und EIOPA Mitarbeitern auf Englisch und Deutsch
•  Begrüßung und Identifikationskontrolle der Besucher
• Verwaltung von Teilnehmerlisten (z. B. Vorbereitung, Druck, Austeilen in Besprechungsräumen, Einsammeln, Scannen und Archivieren von Listen)
• Erfassung nicht vorangemeldeter Besucher im Besuchermanagementsystem
• Zuteilung von Parkplätzen an Besucher
• Erstellen, Ausgeben und Einsammeln von Besucherausweisen
• Erstellen, Druck, Schneiden von Namensschildern, Tischkarten und anderen Materialien für Besprechungen und Veranstaltungen
• Begleitung der Besucher zu den entsprechenden Tagungsräumen und – bei Bedarf – innerhalb der Räumlichkeiten der EIOPA
• Praktische Unterstützung der Besucher und Mitarbeiter (z. B. Bereitstellung von Informationen zu öffentlichen Verkehrsmitteln, Bestellung von Taxis, Ausgabe von Schreibwaren usw.)
• Unterstützung der Besucher bei der Nutzung von technischen Einrichtungen (z.B. grundlegende Anweisungen zu WLAN-Zugang, Videokonferenzsystemen, Projektoren usw.)
• Unterstützung von Besuchern in Notsituationen (z. B. bei Unfall, Krankheit, usw.)
• Unterstützende Catering-Tätigkeiten, u.a. Vorbereiten des Kaffee-Buffets, Nachfüllen von Erfrischungsgetränken für die Gäste
• Sicherstellen, dass sich der Empfangsbereich und die Tagungsräume jederzeit in einem repräsentativen Zustand befinden (Beseitigung von Geschirr, kleinere Reinigungsarbeiten)
• Sonstige unterstützende Tätigkeiten im Bereich des allgemeinen Empfangs- und Besuchermanagements. 

• Ihr Profil:
• Abgeschlossene Berufsausbildung im bürokaufmännischem Umfeld, Gastgewerbe oder einem ähnlichen Dienstleistungsbereich bzw. abgeschlossenes Bachelor-Studium; oder
• Mindestens 3 Jahre Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position (z.B. Premium-Empfangsdienste, Büromanagement, Sekretariat, persönliche Assistenz)
• Konversationssichere Sprachkenntnisse in Wort und Schrift in Englisch und Deutsch (entsprechend dem Niveau B2 des Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmens für Sprachen)
• Gute Kenntnisse gängiger EDV-Anwendungen, insbesondere Outlook, Word, Excel und PowerPoint (Erfahrung mit SharePoint sind von Vorteil)
• Strukturierte und selbstständige Arbeitsweise
• Ausgeprägte Kunden- und Serviceorientierung 
• Gute Kommunikationsfähigkeit
• Körperliche Befähigung leichte praktische Arbeiten auszuführen (z.B. Sortierung/Transport von Bürobedarf, Aufräumen von Konferenzräumen, Catering-bezogene Handreichungen usw.) 
• Gepflegtes äußeres Erscheinungsbild
• Aktuelles polizeiliches Führungszeugnis.