Empfangsmitarbeiterin im Konferenzbereich (m/w/d) in Vollzeit (40 Std.)

Ihre Aufgaben:

• Gewährleistung eines reibungslosen Ablaufs von Sitzungen (intern/extern)
• Vorbereitung der Konferenzräume gemäß den Unternehmensstandards (Aufbau, Einrichtung der Räume, Getränke, Süßigkeiten, Schreibutensilien)
• Während der Sitzungen jederzeit für Fragen und Anträge zur Verfügung zu stehen
• Unterstützung bei der Einrichtung der erforderlichen Technik (Anschluss von Computern an Projektoren, Monitore)
• In den Pausen und bei Bedarf auffüllen und abräumen
• Verpflegung bereitstellen
• Sauberhalten der Konferenzräume, Reinigen der Konferenzräume und des allgemeinen Konferenzbereichs (Be- und Entladen der Geschirrspüler, Beseitigung von groben Verschmutzungen)
• Sauberhalten der Kantinen (Be- und Entladen der Spülmaschinen, Befüllen der Softdrink-Kühlschränke, Sauberhalten und Befüllen der Kaffeemaschinen, Entfernen von groben Verschmutzungen
• Unterstützung und Vorbereitung bei der Organisation von internen und externen Veranstaltungen in Zusammenarbeit mit anderen Teams und Kollegen
• Vorausschauende wöchentliche Übersicht der Buchungen und entsprechende Vorbereitung sowie Weiterleitung aller Informationen an die Beteiligten
• In Zusammenarbeit mit der IT-Abteilung und dem Bauleiter die Funktion der technischen Anlagen regelmäßig überprüfen und gegebenenfalls reparieren lassen
• Sicherstellung einer Dienstleistungsmentalität auf höchstem Niveau
• Vertretung der Kollegen am Empfang in den Pausen
• Verwaltung und Bestellung von Büromaterialien sowie Verbrauchsmaterialien
• Verwaltung des Fuhrparks
• Handling der Mobiltelefone
• Posteingang, entgegennehmen und verteilen
• Postausgang, frankieren und kuvertieren
• allgemeine administrative Aufgaben und Korrespondenz

Ihr Profil:

• Sie verstehen es, den unterschiedlichsten Personen stets freundlich und mit einem Lächeln zu begegnen
• Ihr Organisationstalent bringen Sie bei der Belegung von Konferenzräumen ebenso wie bei der Koordination Ihrer täglichen Aufgaben zum Einsatz
• Von Vorteil für Sie wären erste Berührungspunkte im kaufmännischen Bereich
• Sie können auf Deutsch und Englisch kommunizieren
• Mit den gängigen MS-Office-Programmen sind Sie vertraut
• Sie überzeugen durch Ihre positive, aufgeschlossene Persönlichkeit
• Eine kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Ausbildung z.B. im Hotelbereich
• Mehrjährige Berufserfahrung (vorzugsweise im Bereich Empfang, Telefonzentrale, Informationsstellen oder im Office Management)
• Ausgeprägte Kommunikationsstärke sowie ein selbstbewusstes und serviceorientiertes Auftreten
• Strukturierte, selbstständige und zuverlässige Arbeitsweise
• Hohes Maß an Diskretion, Sorgfalt und Verantwortungsbewusstsein
• Teamfähigkeit sowie ausgeprägte Kunden- und Serviceorientierung