Empfangsmitarbeiterin (m/w/d) in Teilzeit

Ihre Aufgaben:

Empfang und administrative Tätigkeiten:

• Besucher empfangen, anmelden und an die zuständigen Ansprechpartner weiterleiten
• Kunden an den Kundenservice vermitteln, entweder über das Tablet oder durch Kontaktaufnahme mit den zuständigen Mitarbeitern vor Ort.
• Auskünfte erteilen und bei Bedarf organisatorische Unterstützung leisten, z. B. Taxis bestellen.
• Ein- und ausgehende Telefonate in deutscher und englischer Sprache entgegennehmen und weiterleiten.
• Rückrufnachrichten aufnehmen und an die zuständigen Ansprechpartner übermitteln, z. B. per E-Mail.
• Schadenmeldungen entgegennehmen und die Behebung in Abstimmung mit den zuständigen Stellen organisieren
• Handwerker und Reparaturarbeiten beauftragen sowie deren Durchführung koordinieren
• Ein- und ausgehende Post bearbeiten und weiterleiten.
• Büromaterialien verwalten, Bestände kontrollieren und Nachbestellungen veranlassen
• Rechnungen und Mahnungen nach interner Absprache bearbeiten
• Zugangskarten und Firmenausweise anfordern, verwalten und freischalten lassen
• Schlüssel verwalten und die Ausgabe sowie Rückgabe dokumentieren
• Ordnung und Sauberkeit im Empfangsbereich sicherstellen
• Administrative Tätigkeiten mit den MS-Office-Anwendungen Word, Excel, PowerPoint und Outlook erledigen

Ihr Profil:

• Sie verstehen es, den unterschiedlichsten Personen stets freundlich und mit einem Lächeln zu begegnen
• Ihr Organisationstalent bringen Sie bei der Belegung von Konferenzräumen ebenso wie bei der Koordination Ihrer täglichen Aufgaben zum Einsatz
• Sie verfügen über eine abgeschlossene Ausbildung in der Hotellerie / Gastronomie oder einer kaufmännischen Ausbildung
• Sie können auf Deutsch und Englisch kommunizieren und verfügen ggf. über weitere Fremdsprachenkenntnisse
• Mit den gängigen MS-Office-Programmen sind Sie vertraut
• Sie überzeugen durch Ihre positive, aufgeschlossene Persönlichkeit